הרעיון להפוך לבעל עסק קטן מושך רבים - במיוחד אלה השואפים להיות הבוס של העסק שלהם. אבל בעלי עסקים קטנים רבים מגלים שניהול עסק אינו תמיד קל. מספר המשימות שיזם צריך להתמודד יכול להתחיל לגדול ולהיות מכריע. ללא האצלת משימות, חלק מבעלי העסקים הקטנים עלולים להסתכן בשחיקה.
"האצלה היא אחד המפתחות להצלחה כשהארגון שלך גדל", אומר ג'ון רמפטון, יזם, מייסד ומנכ"ל חשבוניות. "אתה לא יכול לעשות הכל, ואם אתה מנסה לעשות הכל בעצמך, אתה צפוי להיכשל."
כיצד להאציל ביעילות כבעל עסק קטן
"הדבר הראשון שאתה צריך לעשות הוא להבין מה אתה צריך לעשות עם עצמך, ומה אנשים אחרים יכולים להתמודד", אומר רמפטון. ישנן מספר משימות שגרתיות שבעלי עסקים קטנים לא צריכים לעשות שמישהו אחר עשוי לעשות. צלם פריטים והגדל את העסק שלהם כאשר הם אינם מוסחים על ידי המשימות היומיומיות האינסופיות שאחרים יכולים להתמודד עם.
טום דרייק, הבעלים של דרייק מדיה הקנדית, מסכים. כשניסיתי לעשות הכל בעצמי, קצב העבודה הואט. דברים השתנו כאשר הסתכלתי על כל המשימות שעשיתי, וזיהיתי פריטים שמישהו אחר יכול לעשות באותה יעילות או אולי יותר.
התחל בבדיקת כל המשימות בהן אתה מעורב במהלך יום העבודה שלך. אילו פריטים תופסים יותר מזמנך? חלק מהמשימות שרמפטון ודרייק ממליצים להאציל לאחרים כוללות:
* ניהול מדיה חברתית
* הנהלת חשבונות, חשבות שכר והנהלת חשבונות
* חיוב
* יצירת תוכן (הערות, פוסטים בבלוג, הודעות לעיתונות ופריטים אחרים)
* עיצוב ופיתוח אתרים
* קביעת פגישות
* משימות אדמיניסטרטיביות כגון מעקב מול לקוחות, הזנת נתונים, סידורי נסיעות וניהול דוא"ל
זה עשוי להיות מועיל גם להאציל את ניהול ההטבות לעובדים למתווך או לשותף.
לא כל בעל עסק יעביר כל אחת מהמשימות הללו. קחו בחשבון את הפריטים שנראה שגוזלים את רוב זמנכם ומעכבים אתכם מלבצע את המשימות החיוניות שרק אתם יכולים להשלים.
כיצד להאציל משימות לאחרים
ישנם משאבים זמינים שיעזרו לך להאציל משימות כבעל עסק קטן.
קודם כל, כדאי לבנות צוות טוב. "חפשו אנשים שיכולים להשלים את החסר", מציע רמפטון. בעוד שאתה יכול להעסיק כמה עובדים כדי לעזור במשימות מסוימות, הטכנולוגיה הפכה את זה לקל יותר ובמחיר סביר יותר לבצע מיקור חוץ של כמה משימות. השתמש בפרילנסרים ובעוזרים וירטואליים כדי לעזור ליצור חלק מהתוכן, המדיה החברתית ועיצוב האינטרנט שלך.
רמפטון אומר שאתרים כמו UpWork ו-Guru יכולים לעזור לך למצוא כישרונות למגוון משימות, ושמשאבים כמו לוחות דרושים עצמאיים יכולים גם לעזור לך למצוא חברי צוות מוסמכים, כעובדים קבועים או כעצמאיים.
בעוד שדרייק משתף פעולה עם אחרים כדי להקצות משימות ספציפיות לפרילנסרים ועוזרים, הוא גם משתמש במספר כלים ואפליקציות פרודוקטיביות כדי לעזור לו להאציל. לדוגמה, תוכנת לוח שנה חיונית כדי לצמצם את מספר המיילים הנשלחים לקביעת פגישות.
ישנן גם אפליקציות רבות להפקת חשבוניות ותוכנות הנהלת חשבונות זמינות שיכולות לצמצם את כמות הזמן שאתה מבלה בפעילויות אלה מבלי שתצטרך לשכור צוות של רואי חשבון. תוכניות כמו Due, Xero ו-Freshbooks יכולות לעזור לך לעקוב אחר שעות העבודה, להגדיר חשבונית אוטומטית ולנהל חיוב חוזר. תוכניות אלה משתלבות עם Quickbooks, ומאפשרות לך ליצור דוחות במהירות ולקבל מידע מס.
תוכנות לניהול מדיה חברתית ויישומי תזמון יכולים לסייע בניהול קמפיינים שיווקיים מקוונים. כלים כמו HootSuite ו-Edgar מאפשרים לשלוח פוסטים המוניים ברשתות החברתיות או לתכנן ולתאם מראש פוסטים בקמפיין. הם גם מפרסמים מידע חדש באופן אוטומטי לפלטפורמות שונות, כמו פייסבוק וטוויטר, כך שלא תצטרך להשקיע זמן בכך.
"הכלים האלה עוזרים לי להאציל משימות מבלי להעסיק אנשים נוספים או לנהל עוד פרילנסרים", אומר דרייק. "זו דרך טובה לעזור לי לנהל את הזמן שלי כדי שאוכל להתמקד במשימות העבודה החשובות ביותר שלי."
יש כמה פעילויות שאתה צריך לעשות בעצמך כיזם. אבל אם אתה רוצה לשגשג כשהעסק הקטן שלך גדל, ייתכן שתצטרך ללמוד כיצד להאציל. אתה לא יכול להצמיח את העסק שלך לבד. יזמים חכמים יודעים שהם צריכים לחלק אחריות כדי להשיג הצלחה בת קיימא.